29 de Marzo de 2017 | Notas

Caja chica, agujero grande

Muchos de los problemas de dinero en la pyme tienen que ver con la gestión de los gastos cotidianos. ¿Cómo llevar una caja chica para tener el efectivo bajo control?

Trámites imprevistos, viáticos, insumos de oficina, facturas de servicios, compras de último momento, anticipos a empleados o proveedores, son algunos de los gastos que pueden sobrecargar las ya ajustadas cuentas de tu emprendimiento y que, por hacerse en efectivo, quedan fuera de control. No suman mucho en el día a día, pero absorben parte del flujo de dinero y pueden dejar un agujero en la economía.

La caja chica es una herramienta financiera que facilita estas pequeñas salidas diarias de dinero, con control sobre los fondos. Implica separar una cantidad de dinero para gastos imprevistos o urgentes que solo puedan cancelarse en efectivo, y asignar un administrador para que se ocupe de mantenerla. No hace falta contratar a un contador o ser un experto en finanzas para llevarla adelante y tener mayor control sobre el efectivo que se gasta.

La primera medida para poner orden a las cuentas es analizar el volumen de pagos del negocio que sí o sí deben hacerse en efectivo. Para el resto, es recomendable buscar la manera de implementar pagos con cheques,  transferencias, depósitos bancarios u otros medios, de forma de tener un mejor registro de las operaciones y, a la vez, evitar los problemas de seguridad que acarrea el uso de dinero en efectivo.

Con el cálculo de las necesidades diarias promedio de efectivo se debe decidir el monto que se dejará disponible, dónde se guardará –siempre es mejor separarlo y evitar que se mezcle con dinero personal u otros fondos del negocio–, y quién se ocupará de administrarlo. Asimismo, puede definirse detalladamente qué gastos podrán pagarse de ese fondo (por ejemplo, solo compra de materiales de oficina y viáticos) o ponerse un límite al monto a egresar desde allí (por ejemplo, ningún gasto que supere los $100).

Si hay más de un lugar desde el que sea necesario realizar pagos –oficinas, locales, etc.–, puede ser útil mantener una caja chica con su propio administrador por cada centro de gastos.
¿Cómo funciona? El administrador recibe su caja chica y se hace responsable por ella. Desde allí realiza los pagos y deja un comprobante por cada operación, de forma que el valor total de la caja chica sea en todo momento el mismo (o bien en dinero en efectivo, o bien en la suma de dinero y comprobantes de gastos). Puede también registrar los gastos en una planilla de cálculo, cuaderno o celular.

Ejemplo:
Caja chica Toldos Multisol SRL
Efectivo    $645
Tickets comidas    $85
Factura nafta    $270
Adelanto instalador    $500
Total    $1500

Cuando el dinero en efectivo llega a un punto mínimo, se verifican todos los gastos, y se solicita la reposición del efectivo, para que la caja chica pueda seguir operando.

Aun si trabajás solo o manejás sin ayuda todo el dinero del negocio, con una caja chica tendrás mayor claridad acerca de cuándo, cómo y por dónde se va el efectivo. Te ayudará también a mantener las cuentas laborales y personales bien separadas.

Fuente: Buenos Negocios